Hábitos para ganar en eficacia personal | Alberto Astorga

Abr 30, 2018

Hábitos para ganar en eficacia personal

 

ALBERTO ASTORGA

Es indudable que vivimos unos tiempos en los que el avance de la tecnología se produce cada vez con mayor celeridad, arrastrándonos en una dinámica es la que ‘hay que avanzar muy deprisa para, al menos, permanecer en el mismo lugar’. Nos sucede, en este caso, lo mismo que a los habitantes del ‘país de la Reina Roja’, de Alicia a través del espejo, de Lewis Carrol, donde debían correr lo más rápido posible solo para permanecer donde estaban, pues el país se movía con ellos.

Desde que se iniciara la primera revolución industrial hasta ahora, el hombre ha sido, paulatinamente sustituido por máquinas, ordenadores y robots para la ejecución de los trabajos rutinarios y más penosos. Pero, de forma paradójica, este proceso transformador no ha supuesto que las personas hayan ganado tranquilidad y tiempo para su ocio, sino que en el mundo actual se han instalado el estrés, las prisas y la falta de tiempo.

Saber gestionar el tiempro se ha convertido en una necesidad para todos, con independencia de la ocupación, sector o responsabilidad. Es habitual que las personas con las que me encuentro, sean ejecutivos del nivel que sean o políticos en cualquier desempeño público, comparten su dificultad de aprovechar el tiempo y sacar el máximo provecho de las jornadas.

No es algo que afecte exclusivamente a estos grupos citados, sino que aprovechar el tiempo y aumentar la productividad se ha convertido en una prioridad en la gestión de todas las personas y en una necesidad para mejorar la autoestima, la motivación y el liderazgo.

Existen prácticas y hábitos que mejoran la gestión del tiempo y que ayudan a reducir el estrés y a mejorar la productividad. No son, en modo alguno, novedosas, sino que, por ser de sentido común, nos descubrirán ‘ese mediterráneo‘ que nuestras prisas no nos dejan contemplar.

En esto, como en cualquier otra cosa, ‘cada maestrillo tiene su librillo’. Ahí van mis quince hábitos para mejorar la eficacia, ganar en productividad y gestionar mejor el tiempo. Quiero compartirlas porque, al menos, me funcionan.

1. 'Toca' las cosas una sola vez.

En la medida de lo posible, nunca dejes las cosas a medio hacer. Si las empiezas, las acabas. Regresar nuevamente a una misma tarea te hace perder el tiempo para ‘ponerte al día’ o para recordar hasta dónde habías llegado, cómo lo estabas haciendo y qué queda por hacer. Cuando abras correos, contéstalos; si debes hacer una llamada, hazla. Resuelve los asuntos pendientes en el momento en que llamen tu atención.

2. Piensa 'en minutos', no 'en horas'.

Lord Chesterfield, decía que “cuida los minutos; las horas ya se cuidarán por sí mismas”, y no le faltaba razón. Tenemos la costumbre de planificar nuestra jornada en términos de horas o medias horas, con lo que solo dispondremos de veinticuatro o cuarenta y ocho ‘segmentos temporales’ por día. Si pensamos en minutos, nuestra capacidad aumentará significativamente. ¿Por qué dedicar media hora a algo a lo que podemos solo dedicar diez minutos? En este sentido, tenlo en cuenta en tu agenda electrónica, tiene el mismo vicio que los humanos.

El estres y la eficacia en el trabajo - visioncoach

3. Deja todo listo para comenzar el día siguiente.

Al terminar el día, prepara brevemente aquello que debes hacer en el siguiente. La mochila se prepara la noche antes. Solo te llevará unos pocos minutos y te servirá, además, para pasar revista a lo que has logrado durante la jornada del día. Eso también te permitirá poner el foco en lo importante del día siguiente y motivarte para llevarlo a cabo.

4. 'Comerse es sapo', lo primero.

En todas las actividades que conozco siempre hay ‘algún sapo que comerse’. No falla, hazlo lo primero, en ayunas; así, en frio. Comienza el día con aquello que menos te apetezca y más desagradable te resulte. Después de ‘eso’ todo parecerá más digerible y más sencillo y agradable de realizar. Como no seas capaz de ‘agarrar al toro por los cuernos’ y dejar de darle vueltas y más vueltas al asunto, no lo harás, lo dejarás ‘para otro día’. Después de ‘comerse el sapo’, dedícate a lo importante; seguro que los disfrutas más.

5. Haz una sola cosa cada vez.

Debes saber reconocer cuál es tu tarea ‘más importante’ del día, para trabajar en ella y dedicarle tiempo. Hazlo, a ser posible, por la mañana y, además, sin interrupción alguna. La primera parte del día nos permite analizar mejor los datos, tomar decisiones y formarnos un criterio acertado. Cuando atiendes a varios asuntos, pierdes atención en todos ellos, los recuerdas peor, tardas más en completarlos y disfrutas menos del éxito de haberlos realizado. Ten presente y aplica aquí la ‘regla de Pareto’: el ochenta por ciento de resultados se obtienen del veinte por ciento de las actividades.

6. Distingue 'lo importante' de 'lo urgente'.

Cuando atiendes aquellas cuestiones o asuntos que llegan con prisas y con la advertencia de que son urgentes, haces que lo importante quede al margen. Esto sucede habitualmente en el día a día de los ejecutivos y de los políticos. Atender aquello que te dicen que ‘es urgente’, que exige atención, respuesta, decisión o gestión concreta, te genera un gran estrés y te hace olvidar lo verdaderamente importante. En demasiadas ocasiones solo son ‘urgentes’ porque lo dice la nota apuntada en el post-it que alguien le ha pegado, pero realmente pueden tratarse de tareas domésticas de las que nadie te va a preguntar. Recuerda que siempre te cuestionarán por no abordar ‘lo importante’.

infografia habitos para ser más eficaz - visioncoach

7. Evita las reuniones.

Las reuniones son unos de los mayores ‘ladrones del tiempo’ con los que tienes que enfrentarte. Una reunión no la hace uno solo, sino que la hacen varias personas y todas son responsables de ella. Normalmente empiezan tarde porque ‘por cortesía’ se suele esperar al último, ‘para no repetir lo que se ha dicho’; no están o no se ha invitado a todos los que deberían estar, pero están aquellos que quizás no deberían; se alargan los asuntos que se tratan, se ‘sobrevuela’ sobre ellos pero quizás no se concreten en acciones. Son un mal en todas las organizaciones y, si se hacen porque no haya más remedio, deben estar bien preparadas, bien gestionadas y aportar conclusiones; cosas que raramente sucede.

Napoleón Bonaparte lo tenía muy claro:

Hay ladrones a los que no se castiga, pero que te roban lo más preciado: el tiempo"

8. Si tienes que reunirte, sigue un 'orden del día'.

Ya que tienes que reunirte, al menos que sirva para algo. Si la organizas tú, ajusta el ‘orden del día’ con temas a tratar, tiempos para cada tema, participantes necesarios, conclusiones, acuerdos tomados, duración total, seguimiento de acuerdos y comunicación mediante un acta. Servirá de resumen de lo que se ha hecho, dicho y acordado. 

9. Reserva un momento al día para el correo electrónico y redes sociales.

Si tienes instalados en tu ‘smartphone’ el correo electrónico, las redes sociales y el WhatsApp, te aparecerán constantemente en la pantalla los avisos de lo que vas recibiendo acompañado por su respectivo ‘clink’. Quieras que no, supone dejar de atender ‘con los cinco sentidos’ a aquel con quien estás negociando, hablando o acordando, lo cual ya es una descortesía; supone también desviar la atención a aquello que estás haciendo y que requiere toda tu atención, lo que puede ocasionarte algún error. Las configuraciones de gestión de estas aplicaciones permite silenciar, dar prioridad a ‘depende quién sea’, instalar alertas sobre temas en concreto, mecanizar respuestas, etcétera. Échales un vistazo y utilízalas. No hay cosa más desagradable que en una reunión se suenen ‘clinc’, ‘clinc’ y más ‘clic’ en móvil. Deja para determinados momentos el gestionar personalmente tu correo y las redes sociales para también prestarles una mayor y mejor atención. 

10. Utiliza una agenda o un cuaderno 'Moleskine'.

Los medios técnicos te permiten muchas posibilidades, pero yo sigo utilizando la agenda en papel de hojas de recambio y una libreta ‘Moleskine. La primera me permite preparar los días con una visión global y a corto y medio plazo de ‘lo que tengo’ y verlo de forma simultánea, hacer anotaciones y analizar su preparación. La segunda me sirve para guardar datos, anotaciones, claves, teléfonos, ideas, conversaciones importantes, dibujar croquis, … y queda ahí. Según se terminan, las guardo y empiezo otra. Mi archivo manual está en la estantería para cualquier consulta de mi ‘histórico’. 

11. Evita aplazar las tareas.

Muchas veces somos nosotros mismos quienes saboteamos determinadas tareas que, sin saber por qué, no queremos o evitamos emprender, sustituyéndolas por otras o buscando una ocupación ‘prioritaria’ que justifique posponerlas. Lo que tengas que hacer, hazlo; cuando antes, mejor… ‘y huesito a la papelera’

12. Confía y delega en tus colaboradores.

Acepta que no eres imprescindible y que, además de ti, hay muchas personas por el mundo y en tu entorno con talento e inteligencia capaces de hacer lo que tu haces. Más aún, si trabajan contigo y les has confiado tareas y objetivos determinados. Si eres un líder, debes ‘dejar hacer’ y guiar a los demás para que tomen sus decisiones y asuman responsabilidades. Confía en la capacidad de las personas que te rodean. La. tienen. Pero no solo eso, delegar también significa confiar en el trabajo que han realizado aquellos que e aportan la información. No tienes por qué repetir su trabajo para confirmar y contrastar sus datos. 

Estresados con el tiempo - Hábitos para ser más efectivo - Alberto Astorga

13. Aprovecha la tecnología adecuadamente.

Abusar de la tecnología es un error tan grave como evitarla por completo. Existen aplicaciones que pueden facilitar saber aquello que realmente te interesa y en el momento en que deseas. Utilizarla con inteligencia te permitirá filtrar la información en beneficio de tus prioridades. 

14. Aprende a decir 'no'.

Uno de los grandes problemas de la efectividad personal es que no sabemos decir que ‘no’ y, como resultado, intentamos hacer demasiadas cosas a la vez y las hacemos de forma mediocre. La palabra ‘no’ es tan poderosa y rotunda que debiera utilizarse más a menudo sin temores ni complejos. Cuando tengas que negarte a hacer algo, arguméntalo adecuadamente y de forma asertiva, pero evita siempre frases ‘dubitativas’ o que den ‘algun atisbo’ de lo contrario. Decir ‘no’ a un compromiso nuevo, honra a los compromisos que ya asumiste, te aporta rigor y seriedad en aquello a lo que te comprometes; y también te permite cumplir con profesionalidad y eficacia, que no es poco. Una frase de Warren Buffet te ayudará a recordarlo: “No puedes mantener el control de tu tiempo sin decir que ‘no’. No permitas que la gente anteponga su ‘orden del día’ a tu vida”. 

No puedes mantener el control de tu tiempo sin decir que 'no'. No permitas que la gente anteponga su 'orden del día' a tu vida"

Warren Buffet

15. Más allá del trabajo también hay vida.

Siempre puedes hacer algo más, mejorar lo que ya has hecho o adelantar tus tareas del día siguiente; pero no todo en la vida es trabajo ni hay actividades ‘importantes’ que no puedas abandonar. Me refiero a que tienes familia, amigos, hobbies, ejercicio físico, máscotas o, incluso, tu mismo. La vida puede y va a seguir sin ti. Por eso, date permiso a desaparecer cuando te haga falta, a desconectar cuando lo necesites. A buscar otro enchufe donde recargar tu batería. Y es bueno, para buscar la tranquilidad después de trabajo o para buscar la reflexión que requieren nuevos proyectos. Relájate y disfruta del sonido de la lluvia o del oleaje del mar.

Como conclusión te diría que tengas en cuenta estas 15 habilidades. No tienes por qué implantar todas al mismo tiempo y con intensidad. Se trata de que vayas asumiendo algún cambio en lo que haces cada día. Empieza con alguno e incorporar paulatinamente otro más cada cierto tiempo. Te aseguro que verás mejorar tu eficacia, gestionarás mejor tu tiempo y estarás mejor organizado. Solo se trata de empezar. Hoy mejor que mañana.

Alberto Astorga 

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