Decálogo para el éxito de una reunión | Alberto Astorga
Decálogo para el éxito de una reunión
ALBERTO ASTORGA
Existen una serie de factores que inciden en que una reunión sea productiva y deje de ser esa pérdida de tiempo de la que siempre nos quejamos.
1. Prepárala adecuadamente. Detallar el ‘orden del día’ con los temas a tratar, elegir los participantes en función de los mismos y organizar la infraestructura y los materiales necesarios.
2. Determina la hora exacta de comienzo y duración total de la reunión, así como de cada uno de los temas que se van a tratar en la misma.
3. El coordinador de la reunión debe estar orientado a la consecución de los objetivos para los que la reunión ha sido convocada y contar con aptitudes suficientes para obtener la participación de todos los reunidos.
4. Establecer objetivos de la reunión, recordarlos al iniciarla y que sean entendidos por todos los participantes, permitiendo flexibilidad en los medios y métodos para alcanzarlos.
5. Mantener relaciones de igualdad y no imponer la estructura jerárquica de la organización para imponer decisiones al resto.
Si amas la vida, economiza el tiempo, porque de tiempo se compone la vida"
6. Crear y mantener un clima de respeto que permita la expresión de las distintas opiniones eliminando barreras interpersonales que impidan la escucha atenta y la asunción de distintos puntos de vista. Analizar y resolver los conflictos mediante la negociación.
7. Registrar la ideas aportadas en una pizarra o ‘rotafolio’ para que estén presentes, sobre todo aquellas que se someten a debate, aquellas que son importantes y motivo de reflexión posterior y una recapitulación de lo tratado.
8. Moderar correctamente la reunión para centrar el tema adecuadamente y regular las tensiones que puedan surgir así como impulsar las conclusiones y medidas a actuar.
9. Establecer un plan de acción, en el que se defina exactamente, qué, quién y para cuándo, así como el ‘cómo’ si fuera necesario. También se debe establecer un mecanismo de control y seguimiento de los acuerdos.
10. Elaborar un informe o acta que contenga el resultado o conclusiones y pasos que se han seguido para ello a lo largo de la reunión. Este informe deberá servir para conocimiento de aquellas personas que no han tomado parte de la reunión, así como guía para verificar el cumplimiento de lo acordado.
Son 10 consejos que, aunque obvios, siempre olvidamos y son determinantes para no perder el tiempo en las múltiples reuniones a las que asistimos.
‘Si amas la vida, economiza el tiempo, porque de tiempo se compone la vida’, Benjamin Franklin.
Alberto Astorga
