Hábitos para ganar en eficacia personal

por | Abr 30, 2018

 

Es indudable que vivimos unos tiempos en que el avance de la tecnología se produce cada vez con mayor celeridad, arrastrándonos en una dinámica en la que hay que avanzar muy deprisa para, al menos, permanecer en el mismo lugar. Nos sucede igual que a los habitantes del país de la Reina Roja de Alicia a través del espejo, de Lewis Carroll, donde debían correr lo más rápido posible sólo para permanecer donde estaban, pues el país se movía con ellos.

Desde que se iniciara la primera revolución industrial hasta ahora, el hombre ha sido paulatinamiente sustituido por máquinas, ordenadores y robots en la ejecución de los trabajos rutinarios y más penosos. Pero paradogicamente, este proceso transformador no ha supuesto que las personas hayan ganado tranquilidad y tiempo para su ocio, sino que en el mundo actual se han instalado el estrés, las prisas y la falta de tiempo. 

Saber gestionar el tiempo se ha convertido en una necesidad para todos, con independencia de la ocupación, sector o responsabilidad. Es habitual que las personas con las que me encuentro, sean ejecutivos del nivel que sean o políticos en cualquier desempeño público, comparten su dificultad de aprovechar el tiempo y sacar el máximo provecho de las jornadas.

No afecta especialmente a estos grupos, sino que aprovechar el tiempo y aumentar la productividad se ha convertido en una prioridad en la gestión de todas las personas y en una necesidad para mejorar la autoestima, la motivación y el liderazgo.

Existen prácticas y hábitos que mejoran la gestión del tiempo y que ayudan a reducir el estrés y a mejorar la productividad. No son, en modo alguno, novedosas, sino que, por ser de sentido común, nos descubrirán el mediterráneo que nuestras propias prisas nos ocultan.

En esto, como en cualquier otra cosa, cada maestrillo tiene su librillo. Ahí van mis quince hábitos para mejorar la eficacia, ganar en productividad y gestionar mejor el tiempo. A mi me funcionan. 

“Toca” las cosas una sola vez. En la medida de lo posible, nunca dejes las cosas a medio hacer. Si las empiezas, las acabas. Regresar nuevamente a una misma tarea te hace perder el tiempo para “ponerte al día” o para recordar hasta dónde habías llegado y lo que queda por hacer. Cuando abras los correos, contéstalos; si debes hacer una llamada, hazla. Resuelve los asuntos pendientes en el momento en que llamen tu atención.

Piensa en minutos, no en horas. Tenemos la costumbre de planificar nuestra jornada en términos de horas y medias horas, con lo que solo dispondremos de veinticuatro o cuarenta y ocho segmentos temporales al día. Si pensamos en minutos, nuestra capacidad aumentará significativamente. ¿Por qué dedicar media hora a algo a lo que podemos dedicar diez minutos?

Deja todo listo para el día siguiente. Al terminar el día, prepara brevemente aquello que debes hacer en el siguiente. La mochila se hace la noche antes. Solo te llevará unos pocos minutos y te servirá, además, para pasar revista a lo que has logrado durante la jornada pasada. Eso te permitirá poner el foco en lo importante del día siguiente y motivarte para llevarlo a cabo.

Cómete primero el “sapo”. Como casi siempre y en toda actividad hay que comerse un sapo. Comienza el día haciendo aquello que menos te apetezca o más desagradable te resulte. Después de eso, todo parecerá más digerible y más sencillo de realizar. Como no seas capaz de “coger el toro por los cuernos” y dejar de darle vueltas y vueltas al asunto, no lo harás. Después de eso, dedícate a lo más importante.

Una sola cosa cada vez. Debes saber reconocer tu tarea más importante para trabajar en ella y dedicarle tiempo. Hazlo, a ser posible, por la mañana y, además, sin interrupción alguna. La primera parte del día nos permite analizar mejor los datos, tomar decisiones y formarnos un criterio más acertado. Cuando atiendes varios asuntos, pierdes atención en cada uno de ellos, los recuerdas peor, tardas más en completarlos y disfrutas menos del éxito de haberlos cumplirlo. Ten presente y aplica aquí también la Regla de Pareto: el ochenta por ciento de tus resultados se obtienen del veinte por ciento de las actividades.

Distingue lo importante de lo urgente. El atender aquellas cuestiones que llegan con prisas y con el anuncio de urgencia hace que lo importante quede al margen. Esto sucede habitualmente en el día a día de los ejecutivos y de los políticos. Atender aquello que te dicen que es urgente, que exige tu atención, una respuesta, una decisión o una gestión te genera un gran estrés y te hace olvidar lo verdaderamente importante. En demasiadas ocasiones solo son urgentes porque lo dice el post-it que alguien ha pegado, tratándose realmente de tareas domésticas de las que nadie te va a preguntar. Recuerda que siempre te cuestionarán por no haber abordado lo importante.

Evita las reuniones. Las reuniones es uno de los mayores ladrones de tiempo con el que puedes encontrarte. Una reunión no depende de uno solo, sino de todos y cada uno de sus participantes. Normalmente empiezan tarde porque se suele esperar al último en llegar, no están o no se ha invitado a todas las personas que debieran estar, se alargan los asuntos que se tratan y se prolongan en exceso. Son un mal en todas las organizaciones y, si se hacen, deben estar bien preparadas, bien gestionadas y aportar conclusiones, cosas que raramente sucede.

Si te reúnes, sigue un orden del día. Ya que tienes que reunirte, al menos que sirva para algo. Si la organizas tú, ajusta el orden del día con tiempos y duración para cada tema y, al final de cada uno de ellos, aporta las conclusiones y acuerdos a los demás. Servirá de resumen de que se ha hecho algo o se constatará que se ha perdido el tiempo.

Reserva el momento para revisar el correo electrónico y las redes sociales. Tener instalados el correo electrónico y las redes sociales en el móvil y que te aparezcan constantemente en la pantalla avisos de lo que recibes, supone dejar de atender a aquel con quien estás, lo cual es una descortesía, o aquello que estás haciendo y en lo que debieras estan concentrado, lo cual no te garantiza hacerlo bien. Las configuraciones de gestión de estas aplicaciones permiten darles prioridad según el remitente, instalar alertas sobre determinados temas, mecanizar algunas respuestas y también silenciar. Deja para determinados momentos el gestionar personalmente tu correo y las redes sociales para poder prestarles también una mayor y mejor atención. 

Evita aplazar las tareas. Muchas veces nosotros mismos saboteamos determinadas tareas que, sin saber por qué, no queremos o evitamos emprender, sustituyéndolas por otras o buscando una ocupación “prioritaria” que justifique el posponerlas. Lo que tengas que hacer, hazlo. Y cuanto antes, mejor.

Confía y delega en tus colaboradores. Acepta que no eres imprescindible y que hay más personas en el mundo con talento e inteligencia capaces de hacer lo que tú haces. Más aun si trabajan contigo y les has confiado tareas y objetivos determinados. Si eres un líder, debes dejar hacer y guiar a los demás para que tomen sus decisiones y asuman responsabilidades. Confía en la capacidad de las personas que te rodean. Pero no solo eso, delegar también significa confiar en el trabajo que han realizado aquellos que te aportan la información. No tienes por qué repetir su trabajo para confirmar y contrastar sus datos.

Aprovecha adecuadamente la tecnología. Abusar de la tecnología es un error tan grave como evitarla por completo. Existen aplicaciones que pueden facilitar saber aquello que realmente te interesa y en el momento en que deseas. Utilizarla con inteligencia te permitirá filtrar la información en beneficio de tus prioridades.

Aprender a decir “no”. Uno de los grandes problemas de la efectividad personal es que no sabemos decir que “no y, como resultado, intentamos hacer demasiadas cosas y lo hacemos de forma mediocre. La palabra “no” es tan poderosa y rotunda que debiera utilizarse más a menudo sin temores ni complejos. Cuando tengas que negarte a hacer algo, arguméntalo adecuadamente y de forma asertiva, pero evita siempre frases dubitativas o que den alguna posibilidad de lo contrario.

“Hay ladrones a los que no se castiga, pero que te roban lo más preciado: el tiempo”,
Napoleón Bonaparte

“Cuida los minutos; las horas ya cuidarán de sí mismas”,
Lord Chesterfield

Decir “no” a un compromiso nuevo, honra los compromisos que asumes, te aporta rigor y seriedad en aquello a lo que te comprometes y te permite cumplir con profesionalidad y eficacia. Una frase de Warren Buffett te ayudará a recordarlo: “No puedes mantener el control de tu tiempo sin decir que no. No permitas que la gente anteponga su orden del día a tu vida”

Más allá del trabajo hay vida. Siempre puedes hacer algo más, mejorar lo que ya has hecho o adelantar tus tareas del día siguiente. Pero no todo en la vida es trabajo y hay actividades importantes que no puedes abandonar. Me refiero a la familia, los amigos, los hobbies, el ejercicio físico o tú mismo. La vida puede seguir sin ti. Por eso, date permiso a desaparecer cuando te haga falta, a desconectar cuando lo necesites. Y es bueno para buscar la tranquilidad después del trabajo o para buscar la reflexión que requieren nuevos proyectos. 

No tienes que implantar todos los hábitos al mismo tiempo y con excesiva intensidad. Se trata de que vayas asumiendo algún cambio en lo que haces cada día. Empieza con alguno e incorpora paulatinamente otro más cada cierto tiempo. Te aseguro que verás mejorar tu eficacia, gestionarás mejor tu tiempo y estarás mejor organizado. Solo se trata de empezar. Hoy mejor que mañana.

Alberto Astorga 

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